כל השאלות כל התשובות - יישומים מעשיים בניהול משאבי אנוש                     

 

אנחנו מחפשים שיטה או ידע או נוהל לקיום תקשורת אי מייל אפקטיבית ויעילה בארגון. האם נעשתה בארגונכם איזושהי עבודה או חשיבה שנועדה לווסת, להסדיר או לשלוט על תופעת האי מייל הארגונית שמנהלת אותנו.

 

שאלה:
אנחנו מחפשים שיטה או ידע או נוהל לקיום תקשורת אי מייל אפקטיבית ויעילה בארגון. האם נעשתה בארגונכם איזושהי עבודה או חשיבה שנועדה לווסת, להסדיר או לשלוט על תופעת האי מייל הארגונית שמנהלת אותנו.



תקשורת אפקטיבית במיילים:
הדרכות, ואחת ליום אנו שולחים מבזק עדכונים יומי , מייל מרוכז, עם כל ההודעות לעובדים , כך שאין עשרות תקשורות לעובד ב-ALL USERS.
______________________________________________________________________________

תקשורת פנים ארגונית: הקמנו פורטל ארגוני אשר מסייע בהעברת מידע נחוץ וחיוני לכלל החברה ואשר חוסך תכתובות מייל מיותרות.
______________________________________________________________________________

אנחנו בנינו אתר פנימי של החברה Intranet שבו מנוהלים כל הטפסים, מידע על עובדים, פורומים פנמיים...
______________________________________________________________________________

כמעט ואין שום אפשרות לשלוט על מיילים פנים ארגוניים – קרוב משפחה שלי נמצא בארץ בחופשה והוא מספר כי בחברה שבה הוא עובד בארצות הברית פשוט הרימו ידיים והם מקדישים זמן רב מאוד לניסיונות לשליטה על המיילים = ללא שום הצלחה. בעבר עשיתי ניסיון אצל לקוח לבצע שליטה על מיילים פנימיים – ללא שום הצלחה.
______________________________________________________________________________

תהליכי ניהול ידע בארגונים תורמים ומשפרים את התקשורת הארגונית בין ההנהלה לשטח.
פותחים פתח ליצירת תקשורת דו כיוונית גם בין המטה לשטח וגם בין השטח למטה.
הם גם לא מעמיסים על המייל, להפך הם מקלים על המייל מכיוון שתהליכי ניהול הידע באים לידי ביטוי בפורטל ארגוני – ממנו ניתן למשוך ידע בהתאם לצורך, ובכך להקטין במידה רבה את כמות המילים הנשלחים לעובדים, וגם את גודל המיילים.
______________________________________________________________________________

לפני שנה בחנתי אפשרות לקיים סדנה לניהול זמן ובמסגרת זו התרשמתי מסדנה של "מומנט – 7 ההרגלים של האנשים האפקטיביים ביותר".
הנושא שאת מדברת עליו מוזכר שם כחלק משיטות ניהול זמן -  מומלץ לבחון.
______________________________________________________________________________

אחת הצרות הארגוניות השכיחות היא הקלות הבלתי נסבלת של משלוח מיילים.
ראשית, כל אחד יכול לשלוח לכמעט כל אחד ובקלות ובמהירות ולכן בלא מעט מקרים אנשים ניצבים בפני עשרות אם לא מאות הודעות ביום.
שנית, מייל בדרך כלל עובד בשיטת "שגר ושכח" הן מצד השולח והן מצד המקבל (מתקשר גם לנקודה הקודמת של ריבוי המיילים).
התוצאה היא בדרך כלל בלגן.
מעבר לכלים אישיים וארגוניים של ניהול תיקיות, הדרכת עובדים לניצול יעיל של זמן וכד' ישנן גם תוכנות שבאות לתת מענה לפחות לבעיית חוסר השליטה. אחד הכלים הטובים בהם נתקלתי היא תוכנה בשם Action base הנכנסת יפה מאוד בפער שבין המייל הפרוע לתכנת ניהול פרויקטים. היא מאפשרת לעקוב ולנהל את המיילים ששלחנו, לראות מה נעשה איתם ולהמשיך מבלי לאבד שליטה, את תהליכי העבודה הארגוניים.
שילוב של כלי מסוג זה עם הדרכה נכונה של העובדים על אופן השימוש היעיל במייל, יכול לסייע רבות.

 


 


 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



 

יום שני 23 אוקטובר 2017

 

 

   RSS   |   דף הבית   |   יוצרים קשר   |   פרופיל החברה

 

 

איוש, פיתוח כישורי אנוש בע''מ 
יוזמי, מתכנני ומפיקי הכנסים השנתיים לניהול משאבי אנוש והדרכה בישראל
ת.ד. 4052 רעננה  4365716 טלפון: 09-7464264   פקס:09-7464266  דוא''ל:
info@hrisrael.co.il 
    © כל הזכויות שמורות


Powered by Artvision | Truppo Websites