כל השאלות כל התשובות - יישומים מעשיים בניהול משאבי אנוש                     

 

הנני מנהלת משאבי אנוש בארגון צעיר המונה כ-25 עובדים (העובדים משמשים כגורם מייעץ ללקוח ולכן לא יושבים באופן קבוע בחברה). הארגון נמצא בתהליך צמיחה וגדילה ולכן הוחלט לאחרונה להקים מערך משאבי אנוש וגיוס אשר ילמד, יבנה וינהל את כל התהליכים. המאפיינים הבולטים כיום בחברה הם הפתיחות, השקיפות והאווירה "המשפחתית". הנטייה היא לא לאבד את זה. שאלתי היא, כיצד אוכל לבנות מערך כזה מבלי לאבד את זהותה של החברה, מצד אחד ועדיין ללמד את הארגון כיצד להתנהל באופן תהליכי ומובנה, מצד שני. וכן, מהי הדרך הטובה ביותר להציג מערך משאבי אנוש לדרג המטה ולעובדים באופן שיזכה לשיתוף פעולה.

 

שאלה:
הנני מנהלת משאבי אנוש בארגון צעיר המונה כ-25 עובדים (העובדים משמשים כגורם מייעץ ללקוח ולכן לא יושבים באופן קבוע בחברה). הארגון נמצא בתהליך צמיחה וגדילה ולכן הוחלט לאחרונה להקים מערך משאבי אנוש וגיוס אשר ילמד, יבנה וינהל את כל התהליכים. המאפיינים הבולטים כיום בחברה הם הפתיחות, השקיפות והאווירה "המשפחתית". הנטייה היא לא לאבד את זה. שאלתי היא, כיצד אוכל לבנות מערך כזה מבלי לאבד את זהותה של החברה, מצד אחד ועדיין ללמד את הארגון כיצד להתנהל באופן תהליכי ומובנה, מצד שני. וכן, מהי הדרך הטובה ביותר להציג מערך משאבי אנוש לדרג המטה ולעובדים באופן שיזכה לשיתוף פעולה.


 אני חוששת שיש דברים שעם הגדילה כן קורים. אבל מצד שני, אווירה יורדת מלמעלה, ואם תמשיכו להוביל את האווירה הנעימה , היא תחלחל לכולם, גם כשתגדלו. אצלנו, כיום, יש גם סדר גודל כזה של אנשים בחברה



שאלה רחבה מאוד מאוד. כמובן שמדובר בתכנון תהליך מקצועי ומדורג:
הגדרת תחומי העיסוק לטווח המיידי והארוך על פי צרכי הארגון.
לוחות מזנים סבירים.
מבנה עלויות- מיון וגיוס עובדים מקצועיים לצוות, שכר, אבזור משרדים וכו'. אולי בשלב הראשוני מספיק אדם אחד מאחר ומדובר בארגון קטן.
צפי להחזר השקעה על הסעיף הקודם.
כלים ניהוליים בהירים ורלוונטיים למנהלים בארגון ולא ערימות ניירת.
התקדמות בקצב שהארגון מסוגל להכיל על מנת לא ליצור התנגדות, הרבה פעילויות הסברה ו- PR תוך הדגשת התועלת מתפקוד גוף מקצועי של HR בארגון. לדעתי זה נושא למפגש עמיתים.


 
הקמת מערך משאבי אנוש - אני חושבת שהדבר הכי חשוב על מנת לשמור על האווירה הקיימת היא לשתף את העובדים. כלומר אם את קובעת נהלים, סדרים ותהליכים, לשתף את האנשים הקיימים, כך תמנעי את ההתנגדויות. אצלנו בארגון אני מקיימת אחת לחודש פגישה של פורום שנקרא משאבי אנוש ובו יש נציגים מכל הדרגים ודנים בנושאים הקשורים למשאבי אנוש (לא שכר), מדיניות, רווחה, שיתוף עובדים, תהליך עובד מצטיין ועוד.


 
התשובה מורכבת ולא ניתן לענות עליה במייל. לדעתי עלייך להיעזר במישהו מנוסה / איש מקצוע (וכמובן להתחיל לרוץ ניסוי וטעייה זה טוב, תלוי במידת הסבלנות הארגונית שיש בארגון שלך) חשוב לי לומר לך שמש"א יכולה להיות מאד רלוונטית לארגון ובאותה מידה לא רלוונטית כלל – תלוי בתשובות שאת מספקת, במהירות, ובכמות ובאיכות סגירת הנושאים שבטיפול. מש"א לא יכולה להתפתח למקום בו היא צריכה להיות ללא תמיכת ההנהלה. לדעתי עלייך לעבוד בשני מישורים מקבילים – מול ההנהלה – לתת פתרונות (גיוסים , ניודים), להוביל ולתמוך תהליכים. מול העובדים – לתת תשובות ולהיות שם בעיתוי הנכון.


 
הדבר הראשון הוא להמשיג את הערכים הנוכחיים. לקרוא להם בשם ערכים ולעשות קצת עבודה עם הערכים הללו בסיוע ההנהלה כדי לראות אכן מה נכון שיהיה הביטוי של הערכים שללו בחברה. לתלות פלקט ערכים במשרדים..אפשר למשל לערוך כל חודש מפגש קצר בנושא אחד הערכים שייגזרו ממנו משימות- בקיצור ליצור פוקוס על הערך ול"עבוד" כדי לשמר אותו...
הדבר השני הוא לזהות את הדברים הקטנים שעושים את החברה משפחתית- האם זה חגיגת ימי הולדת ומתנה בפורום כל החברה? האם זה להתשקר הביתה לעובד חולה? האם זה מעורבות גדולה של המפחות? האם זה פורום דיווח של כל החברה אחת ל... האם זה מנגל ידידותי מדי פעם? - תשאלי 6 עובדים מה עושה את החברה ידידותית? ומתשובותיהם אפייני את הדברים שלא מוותרים עליהם.
הדבר השלישי והחשוב ביותר הוא- ניהול תהליכי השינוי- שאלתך עצמה משקפת פחד משינוי אותו חשים האנשים בחברה. הפחד הזה חשוב והוא שומר על הארגון אבל צריך להסתכל עליו במונחים רחבים- חששות ופחד הם צדדים בלתי נמנעים בתהליכי צמיחה גידול ושינוי. חשוב שתהיי מודעת לדינמיקה של תהליכי שינוי: הכחשה, התנגדות, חקירה, קבלה ומחויבות. חשוב להבין ולשדר לעובדים (באמצעות המנהלים...) שאכן החברה הולכת לערוך שינוי. כן משהו ישתנה באופן ההתנהלות של הארגון. ושיהיו לשינוי הזה רווחים משמעותיים עבור הארגון ועבורם אישית. (מה הרווחים של השינוי? ומה ההפסדים)  בקיצור- להשתדל לעבור משלב ההכחשה לשלב המודעות , לעבור ולהכיל את ההתנגדויות ולהמשיך הלאה.


 
כדי למצב את מחלקת משאבי אנוש יש להציג את המחלקה כגוף מקשר בין העובדים וההנהלה ולהדגיש את המחויבות הדדית של הדברים. עכשיו לפני החגים ניתן לעשות הרמת כוסית ושהמנכ"ל יגיד מספר מילים ויזמין אותך להגיד את האני מאמין שלך לפני כלל העובדים או לחילופין להוציא חוזר לכלל העובדים.
לפני כן הייתי עושה שיחות עם מספר עובדים ושואלת אותם מה הם מצפים מהפונקציה של משאבי אנוש ומתוך זה לגבש את תמהיל העשייה המטרות והאני מאמין ולהציג זאת.
חשוב בעיקר לרדת לשטח כלומר לעשות לך מנהג קבוע של יום בשבוע לרדת לעובדים פיזית או טלפונית ולהזמין אותם כמובן לפנות כל נושא בשיטת הדלת הפתוחה ועם זאת להדגיש כי מטרת התפקיד גם ליצור סוג של סטנדרטיזציה בארגון כדי שכולם ירגישו בהירות ושקיפות.


 
יש לשמור על מידת גמישות שמאפיינת את ה"משפחתיות". חוץ מזה, מניסיון, המון תלוי באופן שתשמרי את הקשר עם כל העובדים, למרות ה"פורמליות" המבנית שתבנה.
אני מניחה שהייתי אפילו משתפת קבוצה של 3-4 שתעשה review על חלק מן הנהלים (בעיקר אלו הקשורים לעובדים), על מנת לוודא שהם הופכים לשגרירים של הנ"ל בארגון (ככל שיגדל יהיה חשוב יותר).


 
מנהל משאבי אנוש והצוות שבניהולו עוסקים בתחומים רבים:
חלק מהנושאים (תקציב כ"א, גיוס עובדים, מיון והשמה, בקרה,הטמעת תהליכים חדשים, תוכניות עבודה וכד') הינם נושאים הקשורים לניהול ומתנהלים מול הנהלת המוסד.
נושאים נוספים כמו: תשלומי שכר, פיתוח המשאב האנושי,פיטורין/פרישה, קידום, ניהול קריירות, עתודה ניהולית, רווחה הינם נושאים הקשורים לעובדים בחברה ותהליכים נכונים ומתאימים יגבירו את שביעות רצונם ממקום העבודה: אמינות, שירות איכותי, נגישות לשאלות בנושאים אלה, הכנת תהליכים מובנים בנושאי גיוס כ"א, פיטורין ולהבדיל פרישה וכן פעילויות רווחה מטרתם להציג את העובד במרכז וכמשאב החשוב של החברה.
האווירה המשפחתית לא תיפגע נהפוך הוא פעילויות רווחה ומנגנון מסודר שידאג לעובד ברמת הפרט ועובדים ככלל בפעילויות גיבוש רק יחזק את האווירה המשפחתית,
הקמת מערך מובנה שיטפל בכל הנושאים האחרים יחזק את השקיפות ויצור תרבות ארגונית אליה שואפת החברה בחזון שקבעה לעצמה.
לדעתי, ניהול השינוי הינו חלק מתפקידו של מערך משאבי אנוש בחברה ותרומתו ולהתאמת הארגון לסביבה המתפתחת.


 
הקמת מערך משאבי אנוש בחברה: צעד ראשון הינו שיחות אישיות עם המנהלים והעובדים, שיחות בהם כל צד מספר על עצמו, גם מנהל/ת משאבי האנוש במהלך השיחה גם להציג את המטרות של הקמת מערך משאבי אנוש.
שנית לבנות נהלי עבודה בתחום משאבי האנוש ולפני הטמעתם להפיץ למנהלים ולקבל משובים, להתייחס למשובים שלהם - לשבת יחד עם המנהלים הרלוונטיים בהכנת נהלים שמשיקים להם לחשוב ביחד על הנוהל.
בגדול אני מאוד מאמינה בשיתוף פעולה, אם תשמרי על השקיפות, והפתיחות בגישתך תשתלבי היטב בחברה.


 
ובכן לדעתי השאלה מאוד רחבה מקיפה עם מגוון רחב של תשובות
לדעתי מה שהמנהלת צריכה לעשות הוא:
1. לזהות את התהליכים המרכזיים ולהתחבר אליהם
2. לראיין את המנהלים והעובדים ולזהות את הצרכים
3. לקחת יועץ שיסייע למנהלת להבנות תהליכים נכונים כולל הצגה למנהלים והעובדים
מכיוון שמדובר בתהליך רחב וגדול (גם עם החברה קטנה) ספק אם ניתן לענות רק במייל


 
אין , ולא צריכה להיות סתירה בין משפחתיות / שקיפות/הוגנות וגמישות -לבין בנית מסד מ"א מסודר -נהפוך הוא.
וכמו תמיד :"הטון עושה את המוזיקה".
כלל הברזל צריך להיות שהנהלים משרתים אתכם -ולא אתם את הנהלים... הנהלים צריכים להיות קצרים ,בשפת בני אדם (ולא בשפת עורכי -דינים...)
יש גם לזכור כי כולנו -וגם העובדים רוצים וצריכים גבולות וכללי משחק ברורים .הנהלים יכולים לסייע בכך.
המלצתי -כל נוהל יופץ קודם כל כטיוטה להערות ןהארות הנוגעים בדבר ,ורק אח"כ יהפוך לנוהל מחייב.
כ"כ לשאלה בסיום :את צריכה להיתפס בחברה כנותנת שירותים ,כאשר הלקוחות שלך הם לקוחות פנימיים.
את צריכה -בין אם ישירות ובין עם בעזרת גורמי חוץ- להיות היועצת וקצינת המטה של חברי ההנהלה בכל הקשור במשאבי אנוש.


 
חשוב להתחבר לצורך הארגוני: העובדים מפוזרים גיאוגרפית, התחרות ביניהם קטנה (ולכן אין קושי להשיג שיתוף פעולה) והצורך הרגשי הוא לענות על תחושת הבידוד והצורך בקשר חברתי, בשייכות לארגון.
הפוקוס של משאבי אנוש צריך להיות בהתחלה לא על הדרכה או רווחה או אדמיניסטרציה -אלא על הקמת צוותי ידע.
להגיע למצב שאנשים יחליפו ידע ביניהם, יתפקדו כחלק מקבוצות ולא כיועץ בודד בשטח.
האנשים מגיעים למפגש צוותי הידע לאחר שעות העבודה הרגילות (המשולמות). יש נכונות להגיע -למרות שמדובר "בזמן הפרטי" כי הצורך הרגשי והחברתי חזק. התועלת: אנשים אז לא ממציאים את הגלגל מחדש -אלא נעזרים בניסיון של האחרים והופכים ליותר יעילים. כך הם גם מזדהים יותר עם החברה שלהם מאשר עם הלקוח (החברה בה הם נותנים ייעוץ).


 
אין מנוס מכך שבשלב מסוים יש להתנהג כמו ארגון של ממש. לכן לא צריכה להיות סתירה עם האווירה שהייתה עד היום. אפשר לממש זאת על ידי קביעת חזון ויעדים לגוף החדש שישימו דגש על אותם ערכים שהביאו לאווירה הטובה ששררה עד שלב זה. הנושא צריך  להיות מוצג לעובדים כך שכל אחד ואחד מהם ירוויח ממנו ברמה האישית כשם שהארגון ירוויח ממנו ברמה הכללית.

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



 

שבת 16 דצמבר 2017

 

 

   RSS   |   דף הבית   |   יוצרים קשר   |   פרופיל החברה

 

 

איוש, פיתוח כישורי אנוש בע''מ 
יוזמי, מתכנני ומפיקי הכנסים השנתיים לניהול משאבי אנוש והדרכה בישראל
ת.ד. 4052 רעננה  4365716 טלפון: 09-7464264   פקס:09-7464266  דוא''ל:
info@hrisrael.co.il 
    © כל הזכויות שמורות


Powered by Artvision | Truppo Websites