כל השאלות כל התשובות - נהלים                                               

 

האם קיים אצלכם בחברה נוהל בנושא שימוש בכרטיסי אשראי בחברה? אם כן, אודה על קבלת דוגמא.

שאלה:
האם קיים אצלכם בחברה נוהל בנושא שימוש בכרטיסי אשראי בחברה? אם כן, אודה על קבלת דוגמא.


 

כללי

1.1 תחום הנוהל

הנוהל דן בתהליך השימוש בכרטיסי האשראי בחברה, הנפקתם והגדרת השימוש בהם.

1.2 מטרות

1.2.1 קביעת דרך הנפקת כרטיס אשראי של החברה למי מן העובדים בה ואישורו.

1.2.2 הגדרת התנאים לשימוש בכרטיס אשראי של החברה ע"י נושאי כרטיס אשראי.

1.3 ישימות

1.3.1 הנוהל ישים לעובדי מחלקת הכספים ומנהלי החברה המקבלים לרשותם לשימוש את

כרטיסי האשראי של החברה.

1.4 מסמכים ישימים

1.4.1 הנחיות החברה המנפיקה את כרטיס האשראי.

1.4.2 נוהל זכויות חתימה בחברה.

1.4.3 נוהל ניהול משאבי אנוש בחברה??.

1.4.4 נספח מס' 4 בנוהל נסיעות לחו"ל: שימוש בכרטיסי אשראי אישיים בנסיעות לחו"ל ודיווח הוצאות הנסיעה.


2. נספחים לנוהל זה:

2.1 נספח מס' 1 : אישור קבלת כרטיסי אשראי של החברה.


3. הגדרות

3.1 כרטיס האשראי: אמצעי תשלום הנמסר לעובד היוצא לחו"ל במסגרת עבודתו, או לדירקטור ומנכ"ל המורשה על ידי החברה בנוסף לבצע תשלומים לצורך ביצוע רכישות שלא ניתנות או לא כדאיות לתשלום באמצעות מערכת התשלומים הרגילה בחברה, כגון כיבודים, רכישת ספרות מקצועית דרך האינטרנט וכו'.

3.2 כרטיס אשראי לחו"ל - כרטיס אשראי של החברה המשמש הן לביצוע תשלומים בחו"ל בגין הוצאות מורשות, והן למשיכת מזומנים במכשירי בנק אוטומטיים או סניפי בנקים בחו"ל.

3.3 כרטיס אשראי כללי - כרטיס אשראי של החברה לשימוש דירקטורי או מנכ"ל, לביצוע רכישות מספקים בארץ ו/או בחו"ל במקרים בהם לא ניתן או לא כדאי לבצע את הרכישה באמצעות מערכת התשלומים הרגילה בחברה.

הערה: השימוש בכרטיס אשראי של החברה הינו חריג לנוהלי החברה, לפיהם תשלומים יבוצעו בחתימת
שני מורשי חתימה בלבד.


4. תהליך ניפוק וחידוש כרטיס אשראי

4.1 הנפקת כרטיס אשראי לעובד בחברה טעונה אישור מועצת מנהלים.

4.2 החשב אחראי לביצוע הנפקת הכרטיס ולחידושו בעת הצורך.

4.3 כרטיס אשראי יהיה אישי ובלתי ניתן להעברה.

4.4 כרטיסי האשראי חו"ל וכללי, יאפשרו משיכת מזומנים וביצוע תשלומים למורשים ועפ"י הכללים כמפורט בסעיף 5.1.7 וסעיף 5.2.2 בהתאמה.


5. כללי שימוש בכרטיס האשראי

5.1 כרטיס אשראי חו"ל

להלן פירוט ההוצאות שתמורתן ניתן לשלם באמצעות כרטיס אשראי המסור בידי עובד החברה (בהתאמה להנחיות נוהל נסיעות לחו"ל):

5.1.1 תשלום עבור שהות בבתי מלון בחו"ל.

5.1.2 הוצאות אירוח בחו"ל בכפוף לאישור מראש של הממונה מדרגת סמנכ"ל ממונה או מנכ"ל.

5.1.3 הוצאות בגין שכירת רכב, דלק, מעבר בכבישי ומעברי אגרה, חניה בחו"ל.

5.1.4 תוספות תשלום בגין שינויים בטיסות.

5.1.5 הוצאות נסיעה בתחבורה ציבורית.

5.1.6 הוצאות אחרות, המשרתות באופן ישיר ובלבדי את צרכי העבודה, בכפוף לקבלת אישור מראש של מנכ"ל.

5.1.7 כרטיס האשראי יאפשר משיכת מזומנים וביצוע תשלומים בחו"ל בלבד עד לסכום של 5,000$ בחודש.

5.2 כרטיס אשראי כללי:

להלן פירוט ההוצאות שתמורתן ניתן לשלם באמצעות כרטיס אשראי בידי דירקטור או מנכ"ל.

5.2.1 רכישת טובין ועבודות שירות שלא ניתן לבצע בדרך הרגילה של מערכת התשלומים ושכדאי לעשותם בכרטיס אשראי, כגון: כיבוד, ספרות מקצועית, משלוחי בלדרות וכדו'.

5.2.2 כרטיס האשראי יאפשר ביצוע תשלומים בארץ (הן לספקים בארץ והן לספקים בחו"ל) עד לסכום בשקלים שווה ערך ל1500-$ לעסקה בודדת ועד לסכום כולל של 5,000$ בחודש.

5.2.3 במקביל לשימוש בכרטיס האשראי תבוצע הזמנה בהליך הזמנת רגיל כמקובל בחברה ובכפוף לנוהל זכויות חתימה.

5.3 הוצאה שאינה מותרת כאמור לעיל - אסורה.

5.4 אין להשתמש בכרטיסי האשראי לצורך משיכת מזומנים לשימוש בארץ.

5.5 הטבות המתקבלות בגין השמוש בכרטיסי האשראי כגון נקודות מתנות וכד' יועמדו לרשות החברה וינוצלו בחברה בהתאם להחלטות הנהלת החברה.


6. הגבלות בשימוש בכרטיס אשראי

6.1 חל איסור מוחלט לשימוש בכרטיס האשראי של החברה לצרכים פרטיים.

6.2 אין לבצע רכישות משותפות לעבודה ולצרכים האישיים של נושא כרטיס האשראי.

6.3 אין להעביר את הכרטיס לשימושו של אדם אחר שאינו עובד החברה.

6.4 אין לשלם הוצאותיו של אחר שאינו עובד החברה באמצעות כרטיס האשראי של החברה.


7. אחריות אישית

7.1 באחריות העובד לקרוא נוהל זה ואת הנחיות החברה המנפיקה את כרטיס האשראי ולפעול על פיהם.

7.2 כעקרון מבוטח העובד מפני כל רכישה שבוצעה בכרטיס האשראי באופן לא חוקי. על מנת להבטיח כי החברה לא תנזק, יש לפעול בהתאם להנחיות המופיעות בחוברת ההנחיות של חברת האשראי.

7.3 מצא עובד כי קיים חשש כי נעשה בכרטיס שימוש שלא בידי מורשה - ידווח מיידית לחברת האשראי ולמנהל/ת מימון ובקרה בחברהחשב.

7.4 כל עובד אחראי אישית לכל שימוש שנעשה שלא כדין בכרטיס האשראי.

7.5 באחריות העובד נושא הכרטיס לדאוג לחידוש תוקפו של הכרטיס החשב


8. הטיפול בדיווח על תשלומים באמצעות כרטיס האשראי וחיובי חברת האשראי

8.1 דיווח על שימוש בכרטיס האשראי מתקבל ישירות מחברת האשראי. עותק יישלח לעובד, נושא הכרטיס, לעיונו.

8.2 העובד יבדוק את נכונות החיובים ויוודא שכל ההוצאות שחויבו הן בגין צרכי העבודה, כפי שפורטו בדו"ח הנסיעה לחו"ל או כרטיס אשראי כללי, ויאשר בחתימתו ע"ג דו"ח החיוב את נכונותם. דו"ח החיוב המאושר בצירוף התכתבויות/האסמכתאות המיוחסות לו יועבר להנה"ח בתוך שבועיים מקבלתו.

8.3 הנה"ח תבדוק את נאותות הדו"ח ואת קיום כל האסמכתאות המתייחסות, ובמידת הצורך יתבצע ברור עם העובד נושא הכרטיס. במידה ויש צורך בכך, תתבצע פניה לחברת האשראי לצורך ברור או תיקון החיוב.

8.4 באחריות החשב לבצע את רישום ההוצאות בדו"ח המאושר ולטפל בהם עפ"י כללי חשבונאות מקובלים וחוקי המס השונים.


9 אחריות 

5.2 אחריות לביצוע הנוהל ולעדכונו הינה חשב/ת החברה.

5.3 כל עובד בחברה אשר ברשותו כרטיס אשראי של החברה יאשר בחתימתו שקרא את הנוהל ומתחייב לפעול על פיו (ראה נספח מס' 1 לנוהל זה - אישור על קבלת כרטיס אשראי חברה).

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



 

יום שני 23 אוקטובר 2017

 

 

   RSS   |   דף הבית   |   יוצרים קשר   |   פרופיל החברה

 

 

איוש, פיתוח כישורי אנוש בע''מ 
יוזמי, מתכנני ומפיקי הכנסים השנתיים לניהול משאבי אנוש והדרכה בישראל
ת.ד. 4052 רעננה  4365716 טלפון: 09-7464264   פקס:09-7464266  דוא''ל:
info@hrisrael.co.il 
    © כל הזכויות שמורות


Powered by Artvision | Truppo Websites