כל השאלות כל התשובות - נהלים                                               

 

האם קיים אצלכם בחברות נוהל הוצאות קופה קטנה ? אשמח לקבל דוגמא.

 

שאלה:
האם קיים אצלכם בחברות נוהל הוצאות קופה קטנה ? אשמח לקבל דוגמא.

______________________________________________________________________________

יש נוהל קופה קטנה. קובעים סכום התחלתי שישמש כמזומן בקופה (כ- 2000 ₪ הם סכום סביר להתחלה). מחליטים אילו הוצאות מוכרות (למשל חניה, אירוח צנוע כדוגמת קפה בראיון עבודה המתנהל מחוץ למשרד) ומה גובה סכומי ההחזר ותדירותם (למשל מעל 100 ₪ מוציאים המחאה ולא מחזירים במזומן). מנהל בכיר (חבר הנהלה) חייב לחתום על דו"ח הוצאות הקופה. כאשר הקופה מתרוקנת, מגישים להנהח"ש את דו"ח ההוצאות המאושר כולל הקבלות, שמות, תפקידים, תאריכים וסכומי ההחזרים.
חשוב להחתים את מגיש הקבלה על אישור שקיבלת את ההחזר.
______________________________________________________________________________

קופה קטנה - לא קיים אצלנו נוהל מסודר, ניתן להגיש חשבוניות עד 200 ש"ח באישור מנהל תחום. כיום ניתן לבוא בכל שעה ובכל יום אך כנראה שנקבע ימים קבועים ושעות קבועות.
______________________________________________________________________________

נוהל קופה קטנה:
1. מטרה
       הנחיות לעובדים לגבי תפעולה וניהולה של הקופה הקטנה.
2. אחריות
2.1. מנהלים שברשותם קופה קטנה אחראיים ל:
2.1.1. ניהולה ותפעולה של הקופה הקטנה.
2.1.2. דיווח ההוצאות והכנת מאזן קופה קטנה והעברתו למח' תשלומים מעת לעת.
2.1.3. אישור ההוצאות והסכומים לרכישות.
2.2.  מח' תשלומים אחראית ל:
2.2.1. לוודא שהקופה הקטנה נשמרת במקום בטוח.
2.2.2. לעקוב אחר הוצאות הקופה הקטנה במקומות העבודה השונים.
2.2.3. לוודא שספר החשבונות המפרט את הוצאות הקופה הקטנה מעודכן ומכיל נתונים חשבונאים נכונים.
2.2.4. לוודא שלכל שוברי הקופה הקטנה מצורפות חשבונית מס/קבלה בגין השירות ו/או המוצר שנרכש.
2.2.5. לבדוק ולאשר את המאזנים המוגשים למח' תשלומים ע"י המנהלים ולאשר העברת הסכומים הנדרשים למיקומים השונים .(לעיתים ידרש שיקול דעת בהגדלת או הקטנת סכום הקופה הקטנה).
3. הגדרות
קופה קטנה- סכום כסף המוחזק במקום עבודה מסוים ואשר באמצעותו ניתן לשלם בעבור שירותים ומוצרים בהם יש צורך מידי.הסכום בקופה אינו קבוע ומשתנה עפ"י הצרכים במקום העבודה המסוים.
שובר קופה קטנה:  טופס פנימי של החברה המשמש למעקב אחר עסקאות קופה קטנה.
    
4. התייחסויות
נוהל זה חל על כל עובדי פרודאייר ישראל.

5. כללי
       אין.

6. יישום
6.1.  השימוש בקופה קטנה יעשה באחד מהמקרים הבאים:
6.1.1. הצורך ברכישת מוצרים/ שירותים אשר סכומם הכולל אינו עולה על 200 ₪. במקרה בו קיים צורך בסכום גבוה מזה, יש לקבל אישור בכתב מהמנהל הישיר.
6.1.2. תשלום מראש בגין נסיעה במסגרת עסקית- כנגד TA מאושר. תשלום שכזה לא ינתן לעובד אשר קיבל הודעה על סיום העסקתו בחברה.
6.1.3. תשלום של דוחות הוצאות לעובדים שאין ברשותם כרטיס אשראי של החברה או שלא קיבלו מקדמה עד לסכום שצוין בסעיף א'.
6.2. השימוש בקופה קטנה לא יעשה במקרים הבאים:
6.2.1. מקדמות לעובדים , שאינן במסגרת נסיעה עסקית.
6.2.2. תשלומים לצד ג' (לדוג': ספקים) אשר מסרבים לקבל תשלום באמצעות שיק.
6.2.3. תשלום משכורות או מקדמות למשכורת (אלא אם ניתן אישור בכתב ממנהלו הישיר של העובד).
6.2.4. תשלום חוזר לספקים בגין שרותים/ מוצרים, כאשר ניתן לבסס תנאי התקשרות עם      
        הספק.
6.3. עובד החברה רשאי להשתמש בקופה הקטנה לאחר קבלת אישור ממנהלו הישיר.
6.4. לאחר קבלת אישור לרכישה, על העובד למלא שובר קופה קטנה. המנהל הישיר של העובד יאשר בחתימתו על השובר את הרכישה.
6.5. הפרטים הבאים צריכים להופיע על השובר:  תאריך הרכישה, עלות הרכישה כולל מע"מ, תיאור הפריט, חתימת המנהל, קוד הוצאה מתאים (לדוגמא: בגין רכישת כיבוד למפעל יצוין הקוד: 47950  66VAAX) לשובר תצורף ח-ן מס/קבלה מתאימה.
6.6. את השובר המאושר יש לשמור יחד עם שאר השוברים, עד להכנת המאזן השבועי/ החודשי והעברתו למח' תשלומים.
6.7. במידה  ועובד קיבל אישור על רכישה ולא ניתן להשיג את הפריט מיידית, קיימת אפשרות לתת לעובד מקדמה  ולציין זאת על השובר כדלקמן:  "___ ש"ח נלקחו בתאריך______ ו____ ש"ח הוחזרו בתאריך ______".
6.8. החברה לא תפצה עובדים עבור רכישות שביצעו על דעת עצמם ללא אישור המנהל הישיר.
6.9. העברת כספים לקופה הקטנה תעשה באמצעות משיכת כספים מסניף הבנק והעברתם למנהל הקופה הקטנה בצירוף פתקית המאשרת משיכת כספים אשר תתויק בתיק קופה קטנה ותירשם במאזן הקופה ביום המשיכה.
6.10. ביטחון.
6.10.1. הסכומים בקופה הקטנה יישמרו בכספת/ בקופה עם מנעול. המפתח לקופה יישמר בידי המנהל האחראי . במקרה בו יש צרור מפתחות, המפתח הנוסף יישמר במעטפה בכספת משרדי החברה.
6.10.2. משיכת הכספים מהבנק תעשה באמצעות כרטיס האשראי שבידי מח' תשלומים, אשר יישמר בכספת משרדי החברה בצירוף הקוד האישי.
6.10.3. במקומות בהם קיים קוד לפתיחת הכספת/הקופה, הקוד יישמר בידי המנהל האחראי  ובידי מנהל מח' תשלומים.
______________________________________________________________________________

אין אצלנו נוהל כתוב, אך יש כיצד מתבצע בפועל...
יש סכום שהוחלט עליו כ'מחזור' הקופה שתואם בין הצרכים של החברה ומי שמנהל אותה בפועל (במקרה שלנו אני כאחראית תפעול ומשאבי אנוש) למול הנה"ח של החברה.
כל סכום שיוצא מהקופה הוא כנגד חשבונית / קבלה על רכישה.
אחת לזמן מה כאשר מתחיל להסתיים 'מחזור' המזומן , אני עורכת סיכום בטבלת אקסל .
בטבלת האקסל : תאריך ההוצאה, שם הספק, סכום הרכישה, מה נרכש, מספר תקציב (מתוכנת הרכש) שיש לגבות ממנו את הסכום.
עושה חישוב שאין חוסרים בקופה , ז"א סך הקבלות/חשבוניות + מזומן = מחזור הקופה השלם.
את הסיכום אני מעבירה יחד עם הקבלות להנה"ח, ומקבלת חזרה מזומן.
לגבי ניהול הוצאות מקופה קטנה - הרוב בסמכותי, למרות שעל הוצאות 'חריגות', אני פונה למנכ"ל.
______________________________________________________________________________

נוהל קופה קטנה
1. רקע
-------- החליטה להסדיר את נושא הזמנות ורכישות ציוד ב----ה. נוהל השימוש בקופה קטנה המיועדת לרכישות בסכומים של עד 50 ₪ והמפורט להלן, בא להשלים נוהל רכש והזמנות של ה--------.

2. מטרת הנוהל
2.1 הסדרת נושא השימוש בקופה קטנה.

3. נוהל שימוש בקופה קטנה.
א. קופה קטנה תהיה ברשותו ובאחריותו של גזבר ה-----
ב. סה"כ הסכום המוקצב לקופה קטנה לא יעלה על 500 ₪.
ג. קופה קטנה מיועדת להוצאה חד פעמית, בסכום שלא יעלה על 50 ₪ .
ד. לפני כל הוצאה מיועדת יש לקבל אישור בע"פ של גזבר ה----- או מי שהסמיכו לכך.
ה. החשבונית המתקבלת תועבר מיידית לגזבר, כשהיא חתומה על ידי מזמין הציוד יחד עם טופס פרוט מהות ההוצאה מקופה קטנה.
ו. רכישה אשר תתבצע שלא על פי הוראות נוהל זה, לא יתקבל החזר כספי בגינה.   

4. נספחים:
טופס מס '1:  פרוט הוצאה מקופה קטנה    

5. תפוצה: הנוהל יופץ ל:
--------
--------
----------
--------
תיק נהלים

7. עדכון הנוהל:
הנוהל יעודכן אחת לשנה באחריות מנהל הלשכה.

טופס  פרוט ההוצאה מקופה קטנה


סכום ההוצאה: __________ ש"ח
נלווה לחשבונית מס/ קבלה מס': ___________________.

הגורם המזמין: ______________________________.
מחלקה: __________________________________.

מהות ההוצאה, כולל פרוט: _______________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________

אושר טלפונית על ידי: __________________ בתאריך: __________________
______________________________________________________________________________

אנו נוהגים להחזיק 2000 ₪ בקופה וכשמגיעים לסכום של 350 ₪~ להגיש דוח, למשוך את היתרה המשלימה ל-2000 ₪ ולהתחיל דוח חדש.
מנהלים קובץ אקסל עם בקרת הוצאות ואליו מצרפים את כל החשבוניות (ממוספרות בהתאם).
הנ"ל משמש אמצעי נוח לתשלום הוצאות קטנות הדורשות תשלום מיידי, ואינן דורשות שיקול דעת של מורשי חתימה (בולים, שירותים מינוריים).
______________________________________________________________________________

אני נוהגת לעבוד עם קופה קטנה בשל הנוחות הרבה ואי התלות בי.
מאחר ואני משמשת גם כמנה"ח, נתתי לאחד העובדים עמי קופה קטנה בסך 600$ (כמובן שכל אחד צריך להתאים את סכום הקופה לקצב ההוצאה ורמת ההוצאה).
חייבתי את כרטיסו האישי של העובד , כך שאין סכנה כי ייברח עם הכסף (זה גם לא סכום שכדי בשבילו לאבד מקום עבודה) ובסכום הזה הוא מבצע רכישות קטנות לאחר אישור ממני אלא אם כן מדבר בדברים שוטפים.
כדוגמת: חלב למטבחון המשרד מדי יום, נורות, ציוד משרדי דחוף שלא במסגרת ההזמנה הכוללת וכו') כך לא מטרידים אותי לטובת רכישות קטנות.
לקראת ניצול הכסף בקופה הוא מגיע אלי להתחשבנות בה אנו עוברים על הקבלות ואני בודקת באם הסכום הגיוני ואם הרכישה אכן נדרשה למשרד.
לאחר ההתחשבנות אני מחזירה כסף לקופה בהתאם להוצאה שהייתה כך שהקופה תמיד תהיה ע"ס 600$ או בכסף או בקבלות..
לדעתי זה כלי מאוד יעיל.
הערה: את הקופה הקטנה אני שומרת אצלי במשרד כך שכל פעם והעובד מעוניין לרכוש משהו הוא חייב לעבור דרכי.
______________________________________________________________________________

נוהל קופה קטנה

שלום לכולם ,
 
להלן נוהל קופה קטנה עדכני :
 
1. מנהלת קופה קטנה יוקנעם והאחראית הבלעדית היא        .
2. מקבלת סכום מוגדר בחודש של 2000 ₪   כל חריגה מסכום זה תובא לידיעת הנהלת חשבונות
3. ההוצאות היחידות המוכרות ע"י החברה הן :
  - תקרים
  - דלק רק במקרים הבאים : במקרה ואין תחנת סונול קרובה, ראשי אותו   
  - עובד למלא דלק ב 20 ₪ בלבד או במקרה ומדובר ברכב חלופי ואין דלקן ברכב .
  - חניות ושטיפת רכבים.
  - ויזות לארה"ב ( תמונות פספורט לא יוכרו עוד כהוצאת חברה )
  - כיבודים לאורחים בלבד (לא יוכרו כיבודים בגין עובדים)
  - משרדיות וציוד משרדי.
  - דואר ובולים.
  - כביסות יוכרו רק במסגרת דוחות נסיעה לחו"ל.
  - הוצאות בגין רכישת כלי עבודה וחומרי עבודה  שנדרשים באופן דחוף, עד לתקרה של
    300 ₪  בחודש.
       
כל הוצאה אחרת אשר אינה ברורה חייבת לעבור אישור של הנהלת חשבונות
  
לא יכנסו לקופה קטנה הוצאות כגון : ארוחות עובדים (אחריות סמנכלי"ם  ) וקניות שוטפות של סוכר קפה חלב (אחריות מנהל האחזקה )
בשני המקרים הללו יצא מייל נפרד למנהלים בחברה .                      
______________________________________________________________________________

קופה קטנה - עד 500 ש"ח במזומן לספק מזדמן

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



 

יום ראשון 17 דצמבר 2017

 

 

   RSS   |   דף הבית   |   יוצרים קשר   |   פרופיל החברה

 

 

איוש, פיתוח כישורי אנוש בע''מ 
יוזמי, מתכנני ומפיקי הכנסים השנתיים לניהול משאבי אנוש והדרכה בישראל
ת.ד. 4052 רעננה  4365716 טלפון: 09-7464264   פקס:09-7464266  דוא''ל:
info@hrisrael.co.il 
    © כל הזכויות שמורות


Powered by Artvision | Truppo Websites